Організація обліку і звітності по кадрах

Крім обліку особового складу підприємства (організації) служба персоналу веде облік і по інших напрямках, наприклад облік відпусток, трудових книжок, резерву на висування, стягнень, заохочень і ін.

Порядок оформлення й обліку відпусток. Відпустку оформляють у відділі кадрів, де вносять запис про чергову відпустку в особисту картку і журнал обліку відпусток. По закінченні поточного місяця працівник по кадрам, що відають обліком відпусток, підбиває підсумок кількості працівників, що знаходилися в різного роду відпустках, і складає зведену довідку.

Облік і ведення трудових книжок робітників та службовців здійснюються в порядку, передбаченому інструкцією.

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх праців­ників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів (ст. 48 КЗпП України).

Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умо­вах трудового договору в підприємців, що не мають статусу юридич­ної особи, а також в обслуговуванні окремих громадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.), їхня робота підтверджується довід­кою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного соціального страхування.

Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил — військовий квиток.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підляга­ють. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівни­ка трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організа­ції (Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 " Про трудові книжки працівників").

Відповідальність за вчасне і правильне заповнення трудових кни­жок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально упов­новажену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.

Ведення трудових книжок. Якщо трудову книжку видано вперше, то запис у ній робиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого терміну з дня прийому на роботу. До трудової книжки заносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звіль­нення; відомості про нагородження державними нагородами й відзна­ками України, про заохочення за успіхи в роботі й відповідно до чин­
ного законодавства України; відомості про відкриття, винаходи й раціоналізаторські пропо­зиції, підтверджені посвідченнями та дипломами, а також про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Усі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження й заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, в разі звільнення — в день звільнення і мають точно відповідати змісту наказу (розпорядження).

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча фор-№ П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 10.95 № 277), в якій має повторюватися запис із трудової книжки).