Документаційне забезпечення управління кадрами

Документаційне забезпечення управління — це діяльність апарату управління, що охоплюють питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій.

Основою діяльності служб персоналу є облік, звітність і ведення організаційно-розпорядницької документації, що включає три основні групи документів: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядницькі (накази, розпорядження, постанови, вирішення, указівки, рекомендації); довідково-інформаційні (листа, звіти, акти, протоколи, оглядові і доповідні записки, переліки, довідки, списки й ін.).

Найбільш важливі питання організації кадрового діловодства визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. Формується номенклатура справ, що представляє собою затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ з вказівкою термінів збереження. Номенклатури справ складаються на основі зразкових і типових номенклатур, що розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за узгодженням з архівними установами.

До складання номенклатури справ проводиться наступна робота:

• визначаються документи для включення в номенклатуру, найменування справ (наприклад, " Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");

• встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури — її послідовність);

• визначаються терміни збереження справ і система їхньої індексації;

• оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ.
Первинними документами по обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільненні і перекладі на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особових картках, трудових книжках і ін.).

Особові картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення й ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особових картках робляться відповідні відмітки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

На фахівців з вищим освітум крім особистої картки заповнюється також облікова картка.

Особові картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особових карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової і галузевої інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. Особові картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.

На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особових і облікових карток у відділі кадрів ведуться особові справи, що являють собою набір різних документів, що характеризують їх біографічні, ділові й особовісні якості. Особові справи систематизуються за абеткою або по структурних підрозділах відповідно до затвердженого штатного розкладу. У них входять такі документи: опис документів, особовий листок по обліку кадрів, доповнення до особового листка по обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, заява про прийом на роботу, копії подань для призначення або твердження в посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців і виборів керівників, характеристики (відкликання), атестаційні аркуші, копії наказів про заохочення і стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожній особовій справі привласнюють порядковий номер, що відповідає номерові в штатно-посадовій книзі, що записують в алфавітну книгу особових справ підприємства.

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, що відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їхніх підрозділів керівниками, фахівцями і службовцями. Зазначену книгу складають на основі штатного розкладу за такою формою: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіту і спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду.

Для одержання різних довідок про працюючих, переведених, вибулих, про загальний і безперервний стаж роботи для оцінки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга, кудизапис вносять одночасно з оформленням наказів про прийом, переклад, звільнення працівників.

Заповнення особового листка по обліку кадрів працівник проводить власноручно, відповідаючи на всі поставлені питання: прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць народження; освіту (указується назва і місцезнаходження навчального закладу, найменування отриманої спеціальності і кваліфікації по диплому); володіння іноземними мовами; учений ступінь і учене звання; наукові праці і винаходи; виконувана робота з початку трудової діяльності; державні й інші нагороди; відношення до військового обов'язку і військове звання; родиний стан; домашня адреса; дата заповнення. Наприкінці листка по обліку кадрів ставиться особистий підпис його особи, що заповнює.