Класифікація документів

Закон — правовий акт вищого органу державної влади, що має найвищу юридичну чинність.

Постанова — правовий акт вищого і деяких центральних органів державного управління з метою вивирішення найбільш важливих і принципових завдань та встановлення визначених стабільних правил поведінки.

Розпорядження — правовий акт, видаваний одноосібно керівником з метою вивирішення визначених питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Рішення — правовий акт виконавчих комітетів, прийнятий у колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань їхньої компетенції.

Наказ — правовий акт, видаваний керівником підприємства, установи, організації з метою вирішення найважливіших оперативних питань. Накази видаються як на виконання нормативних документів вищих органів, так і в ініціативному порядку для керівництва внутрішньою діяльністю установи.

Перераховані нормативні акти складають основу розробки і формування документів кадрових служб при керуванні персоналом на виробництві. В особливу группу документів входять службові листи, телеграми, телефонограми, що застосовуються для передачі термінових повідомлень, указівок, звітів, довідок і т.д.

До документів на персонал належать: заяви про прийом на роботу, переміщення, звільнення і з інших кадрових питань; контракти з найму працівників; характеристики; накази на особовий склад та ін.

Заява

Письмова заява про прийом на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити: найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадо­вої особи, яка має право прийому на роботу; відомості про заявника (прохання; перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням прізвище, ім'я, по батькові і домашня
адреса); назва документа; зміст кількості сторінок; дата впорядкування заяви; підпис заявника.

Автобіографія — документ, що автор складає самостійно, у довільній формі, однак з дотриманням визначених вимог. Усі зведення даються в хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію й особовісні якості людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися тільки перерахуванням посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.

Накази по особовому складу регламентують питання прийому на роботу, переведення, звільнення, надання щорічних і додаткових від­пусток, накладення стягнень, направлення в службові відрядження.

Підписаний керівником організації наказ (розпорядження) дово­диться працівникові під розписку.

На підставі цього наказу відділ управління персоналом заповнює форму № П-2 " Особова картка", робить відповідні записі у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.