Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут дос-тигнуты (таблица 12.1.).

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о зада-чах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктив-на, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информа-цией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, при-нятии решения по комплексным вопросам.

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по теле-фону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совеща-ниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно прово-дить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:

- содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна хара-

ктеризовать его сущность;

- условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют

цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать

готовые решения;

- кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать

рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие

совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

1. Отсутствует главная тема совещания, а если там несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.

2. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.

3. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихий-но возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабже-ния и т.п.).

- 61 -

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к фор-мированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем не-обязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда явля-ются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный ва-риант – совпадение количества участников совещания с количеством активно участвую-щих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников – компетентность именно в вопросах повестки дня.

Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как прави-ло, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его уча-стникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подгото-виться к нему. Наилучший день для совещания среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещание лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 9 до 12 часов и второй – между 16 и 18 часами. Лучше всего приурочивать со-вещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться до поздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

- не регламентируется его продолжительность;

- не соблюдается установленная продолжительность;

- совещания слишком продолжительны;

- не делаются перерывы;

- не ограничивается время на доклады и выступления;

- участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Подготовка участников совещания – последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен зара-нее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эф-фективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим обра-зом к нему подготовлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большего числа людей составляет всего 40-45 минут (таблица 12.2.).

Протокол совещания – это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

- достижение цели совещания;

- решение;

- исполнители задания и сроки.

Модель ведения протокола представлена в (таблице12.3.).

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний – принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что ре-шение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, нас-колько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее реше-ние, зависит его эффективность.

- 62 -

По существу, на этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совеща-ния (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также ре-шение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения вырабатываются двумя способами:

- специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его про-

ект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и прини-

мают его по результатам голосования;

- председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.